Sizce “toplantı gibi toplantı” nasıl olur? Bir iş yeri toplantısı ne kadar kalabalık olursa sonuç alma ihtimaliniz o kadar yükselir mi?
Amazon CEO’su
Jeff Bezos'un "2 pizza kuralı", zaman zaman mesaimizin büyük bölümünü alan toplantıların aslında gereksiz kalabalık oluşturduğunu ve asıl çözmemiz gereken sorunu daha da karmaşık hale getirdiğini söylüyor.
[caption id="attachment_59734" align="alignnone" width="800"]
Kral Arthur efsanesindeki yuvarlak masa toplantıları[/caption]
İş toplantılarının üretkenliğinin ve verimliliğinin sorgulanması gerektiği üzerinde duran Bezos, gerekli ve gereksiz toplantı ayrımına dikkat çekici bir yaklaşım getiriyor ve bunu “2 pizza kuralı” olarak tanımlıyor. Fakat siz bunun, Bezos’un hangi toplantıda hangi tür pizza ısmarladığıyla ilgili olduğunu sanmayın. Çünkü dev e-ticaret şirketinin CEO’su, bunu toplantıya katılacak kişi sayısıyla ilişkilendiriyor. Bu ilginç formüle göre, iki pizzanın yetmeyeceği sayıda kişinin katıldığı toplantılar verimsiz sayılıyor. Kalabalık toplantıların yaratıcılığı öldürdüğünü savunan bu yaklaşım, grubun ortak bir görüşte birleşmesi zornululuğu ve inovatif düşünceyi öldüren faktörler gibi engelleri aşma yolunun küçük çaplı ekiplerle çalışmadan geçtiğini savunuyor.
Elbette ki, verimli bir toplantıyı etkileyen başka noktalar da bulunuyor. 2 pizza kuralı dışında, farklı görüşlerin ifade edilmesine ortam sağlayan bir moderatörden toplantının zeminini oluşturacak temel kuralların önceden belirlenmesine ve bütün katılımcılara açık bir tartışma yürütülmesi bu konuda oldukça önem taşıyor. University College London’da görev yapan psikoloji profesörü Adrian Furnham’a göre, toplantının gündemi daima önceden belirlenmeli ve katılımcıların hepsi toplantının sonunda hangi çıktılara ulaşmak gerektiğini bilmeli. Furnham ayrıca, gündeme ve sonuç beklentisine bağlı kalmanın toplantı süresini belirleyen unsurlar olduğunu da söylüyor.
[caption id="attachment_59735" align="alignnone" width="800"]
Mad Men dizisinde beyin fırtınaları dönen toplantıları hatırlıyor musunuz?[/caption]
Aslında amazon.com CEO’su Jeff Bezos’un 2 pizza kuralındaki bakış açısını, pazarlamanın çok bilinen ilkelerinden “Az aslında çoktur.” ile karşılaştırabiliriz. Az içerikle çok şey söylemek; kitleyi yoğun bir etki bombardımanına tutmak ve kafa karışıklığı yaratmak yerine, az ve öz ifadeleri tercih etmek ve insanları bu yolla etkilemek olarak özetleyebileceğimiz ilkeyi iş toplantılarına uyguladığımızda, karşımıza 2 pizza kuralı olarak çıkıyor. Belki tam da bu noktada, iş hayatında az zamanda çok iş yapmanın yollarını anlatan bu yazımızı okumanızın zamanıdır.
Büyük bir bölümü iş akışında yaşanan ikilemler, konuşulması ertelenmiş sorunlar, hatta bazen kişiselleştirilmiş ve ikili çekişmelere varan tartışmalarla ya da havadan sudan konularla geçen iş toplantılarına eminim ki siz de tanık olmuşsunuzdur. Sıkıntıdan ne yapacağınızı bilemediğiniz, konudan uzaklaşılan ve ilgili veya ilgisiz kişilerden oluşan kuru kalabalıktan sıkıldıysanız, muhtemelen Jeff Bezos’a kulak vermenin zamanı gelmiştir. Ne dersiniz, 2 pizza kuralını uygularken kendisine pay kalmayan çalışanları toplantı odasına almayacak yöneticiler çıkar mı? Çıkarsa, kendisine koltuk ayrılmayanlar bunu profesyonelce kabul edebilir mi?