İnsan Kaynakları Yönetiminin ve Projelerin Korkulu Rüyası: İş Analizleri

Projelerin korkulu rüyası bir yapının veya mevcut durumun analizinin yapılıp süreç haritalarının çıkarılmasıdır. Yani bir proje yöneticisi için aslında kabus projenin ilk safhasında, proje başlangıç fazında başlar. Eğer projenizin amacı şirket alt yapısını yeniden organize etmek ise tüm departmanlar ile görüşüp, tüm işleyişi anlayıp bunu tüm ayrıntıları ile dokümante etmeniz gerekir. Bu kritik süreçte bir noktanın atlanması, proje uygulama fazının kilitlenmesine yol açacaktır. Neden mi? Çünkü siz aslında iş analizi yaparken projenin amacını tanımlarsınız!

Tanımsal olarak iş analizi, işletmede yapılacak her bir işin niteliği için genel durumu ve özellikleri, işin yapılacağı çevre ve çalışma koşulları hakkında bilgi toplanması, toplanan verilerin sistematik şekilde incelenmesi, değerlendirilmesi ve bunlara ilişkin bilgilerin yazılı hale getirildiği bir süreçtir. Sadece proje yöneticisi değil, İnsan Kaynakları Departmanlarında İş Analizi büyük önem taşır. Ne de olsa bir işin kapsamında yer alan görev ve sorumlulukların ya da sistemli faaliyetlerin, bunları gerçekleştirebilmek için gerekli bilgi ve beceriler ve işin yapıldığı koşulların araştırılması İnsan Kaynakları Departmanının işidir. Uğraştırıcı ve titizlikle yürütülmesi gereken bu süreçler doğru planlanmadığına ne yazık ki bir kabusa dönüşür.

Korkulu rüya deyip duruyoruz ama aslında her şeyin çözümü dolayısıyla kabusu etkin bir sürece dönüştürmenin yolu sıradanlıktan çıkıp çalışmaları etkin hale sokmak. Bunun için de size gerekli olan bilgilerin doğru olarak çıkarılıp, soruların net bir biçimde sorulması ve doğru bir planlama yapılması işin püf noktası.

Analizini yapacağınız süreç ister basit olsun ister karmaşık etkin bir iş analisti olmanız için uygulayabileceğiniz 6 temel adımı gelin birlikte değerlendirelim:

Adım 1 – Oryante olun:

1

Genelde iş analistlerinden projeye hemen girişmeleri ve pozitif etki yaratmaları için katkı sağlamaya hemen başlamaları beklenir. Bazen proje amacı çoktan belirlenmiştir, fakat bazı durumlarda iyileştirmenin hangi konularda yapılacağı, projenin gerçek hedefi veya şirketin neye ihtiyacı olduğu net değildir. Bir iş analistinin görevi işin amacını, ihtiyaçlarını ve hedefleri mümkün olduğu kadar hızlı bir şekilde ortaya koymaktır. Ancak bu demek değildir ki iş analisti hemen detaylara boğulup ihtiyaçları belirlesin. Böyle bir uygulama işi yanlış yapmanıza neden olacaktır.  Ekibinize işe girişmeden önce planlama aşaması için biraz zaman tanıyın. Oryante olmak sadece süreçte sizi hızlandırmaz aynı zamanda etkili ve rahat bir şekilde ilerlemenizi sağlar.

Adım 2 – Öncelikli İş Amacını Tespit Edin:

SCOPE word cloud, business concept

Bir iş analisti ve proje yöneticisi için proje kapsamını tanımlamak en temel basamaktır. Fakat bazen bu faz gereksiz baş ağrılarına yol açabilir. Aman dikkat diyoruz. Başarılı projeye giden yol iş ihtiyaçlarını erken dönemde açıklığa kavuşturmaktan geçmekte. Bu basamakta iş amacının proje ekibi tarafından iyi anlaşıldığına emin olun.

Adım 3 – Proje Kapsamını Tanımlayın:

3

Açık bir şekilde tanımlanmış iş kapsamı, proje ekibinizin iş ihtiyaçlarına yönelik çalışmalar yapmasını sağlar.  Bu basamğın püf noktası; ta ki kilit paydaşlarınız ve teknoloji paydaşlarınızın onayını alıncaya kadar kapsam açıklamasını taslak halinde sunmak.

Adım 4 – İş Analizi Planını Formüle Edin:

closeup view of a paper document with gantt chart, a pen, and businessman icons (3d render)

 

 

İş analizi planınız size iş analizinde kullanacağınız süreçlerde daha sağlıklı yol almanızı sağlarken, ihtiyaçların daha ayrıntılı bir şekilde belirlenmesini sağlar. Bu basamakta, proje sonucunda elde etmeniz gereken çıktıları, proje metodolojisini iyi planlamanız ve dokümante etmenizi öneriyoruz.

Adım 5 – Teknik Uygulamaları Destekleyin:

5

Yürüttüğünüz projenin kapsamına göre kullandığınız dokümanları, programları düzenleyin. Gerekirse teknik ekibinizden yardım alın. Ekibinizde analizini yaptığınız işi bilen bir teknik personelin olmasında yarar var. Dışarıdan da destek almak mümkün.

Adım 6 – Proje Sonucunda Sunduğunuz Çözümleri/İyileştirmeleri Uygulayabilmeleri İçin Şirkete Yardımcı Olun:

6

Teknik ekibiniz harika çözümler/iyileştirme önerileri yaratmış olabilir. Fakat eğer işi yapanlar bu çözümleri işlerinde kullanamıyorsa şirket için hiçbir şey ifade etmez. Çeşitli eğitimler ve uygulamalarla yarattığınız sistemi şirket çalışanları tarafından kullanılabilir hale getirin.

En Değerli Gelişmeleri Size İletmek İstiyoruz

Mail listemize abone olun!

Son bir adım kaldı. E-postanızı kontrol edin. (Gmail kullanıcısıysanız "promotoions" kısmına bakabilirsiniz.

Ops! Bir hata aldık, tekrar deneyebilir misiniz?

Unda Kurumsal Çözümler - Kurucu Ortak / Yönetim Danışmanı & Eğitmen

Bir Cevap Yazın

Geleceğin İş Dünyasında Çocuğunuzun En Çok İhtiyaç Duyacağı 10 Beceri

  • World Economic Forum’un “Küresel İnsan Sermasesi Raporu 2017”, günümüzdeki eğitim sistemlerinin çoğunun, iş dünyasında gerekli olan becerilere yönelik olmadığına dikkat çekiyor.
  • 2020 yılında iş dünyasında en çok gereksinim duyulan 10 beceriden üçü; kompleks problem çözme, eleştirel düşünme ve yaratıcılık olacak.
  • Yeni Zelanda’da yapılan bir araştırmaya göre, yedi yaşındayken okumayı öğrenen çocuklar, beş yaşındayken okumayı öğrenen çocuklara göre daha yüksek bir anlama düzeyi gösteriyorlar. Çünkü çevrelerindeki dünyayı oyun yoluyla keşfetmek için daha fazla zamanları oluyor.
  • Çocuklara oyunlar aracılığıyla yeni beceriler kazandırmalıyız ve geleceğin iş dünyası için gerekli olan becerilerin gelişimi için yaşam boyu oyunun öneminin farkına varmalıyız.
  • İlgili Yazı: Geleceğin İş Dünyasına Yönelik Dikkat Çekici 4 Tahmin

Çocuklar genel olarak oldukça meraklıdırlar ve her şey hakkında bir öğrenme tutkusuna sahiptiler. Ancak çocukların sahip oldukları bu özellikler, okula başlamalarıyla birlikte geleneksel eğitim uygulamaları yüzünden kaybolur.

Torrance Yaratıcı Düşünme Testi ise sık sık çocukların farklı düşünme biçimlerinin zaman içinde nasıl azaldığını gösteren bir örnek olarak gösterilir. Torrance Yaratıcı Düşünme Testi, teste tabii tutulan kişinin sadece kendi yaşam deneyimleri üzerine derinlemesine düşünmesini gerektirdiği için kendi türleri arasında en yaygın şekilde kullanılan ve yüksek derecede güvenilir bir testtir.

World Economic Forum’un bu konuda paylaştığı yazıya göre, anaokulundaki çocukların %98’i yaratıcı dahilerdir ve bir ataşı nasıl kullanabilecekleri konusunda sonsuz sayıdaki durumu düşünebilirler. Ancak çocuklar geleneksel okul sistemi içerisinde yer aldıkça bu yetenek büyük ölçüde azalır ve 25 yaş itibarıyla bu çocukların sadece %3’ü “yaratıcı dahi” olarak kalmayı başarır. Bununla birlikte son 25 yılda, Torrance Yaratıcı Düşünme Testi, küçük çocuklar arasında özgünlüğün azaldığını gözler önüne serdi.

Mevcut Eğitim Sistemi, İhtiyaç Duyulan Becerilerin Gelişmesine Yardımcı Olmuyor

World Economic Forum, geçtiğimiz yıl içerisinde “Küresel İnsan Sermayesi Raporu 2017” başlıklı bir rapor yayımladı. Bu raporda, günümüzdeki eğitim sistemlerinin çoğunun, bugünün iş gücü piyasayalarında çalışmak için gerekli olan becerilerden kopuk olduğu ifade ediliyor. Bunun yanı sıra raporda, okulların problem çözme, yaratıcılık ya da iş birliği gibi becerileri teşvik etmek yerine, öncelikle çocukların bilişsel becerilerini -ya da daha geleneksel konularla alakalı becerilerini- geliştirmeye odaklanma eğilimi de vurgulanıyor.

4. Endüstri Devrimi‘nde gerekli olan beceri grubuna bakıldığında, bu durum, bir endişe kaynağı olarak değerlendirilmelidir. World Economic Forum’un hazırladığı “İşlerin Geleceği” isimli rapora göre, 2015 yılında iş dünyasında en çok gereksinim duyulan 10 beceri şu şekildeydi:

  1. Kompleks Problem Çözme
  2. Başkalarıyla Koordinasyon
  3. İnsan Yönetimi
  4. Eleştirel Düşünme
  5. Müzakere
  6. Kalite Kontrolü
  7. Servis Oryantasyonu
  8. Muhakeme ve Karar Verme
  9. Aktif Dinleme
  10. Yaratıcılık

İşlerin Geleceği raporuna göre, 2020 yılında ise iş dünyasında en çok gereksinim duyulan 10 beceri şu şekilde olacak:

  1. Kompleks Problem Çözme
  2. Eleştirel Düşünme
  3. Yaratıcılık
  4. İnsan Yönetimi
  5. Başkalarıyla Koordinasyon
  6. Duygusal Zeka
  7. Muhakeme ve Karar Verme
  8. Servis Oryantasyonu
  9. Müzakere
  10. Zihinsel Esneklik

Bu iki sıralamaya baktığımızda en dikkat çekici detay, yaratıcılığın 10. sıradan üçüncü sıraya kadar çıkması olarak gösterilebilir. Bununla birlikte “2015 yılında iş dünyasında en çok gereksinim duyulan 10 beceri” arasında yer almayan duygusal zekanın, “2020 yılında iş dünyasında en çok gereksinim duyulacak 10 beceri” listesine altıncı sıradan giriş yaptığı da dikkatlerden kaçmıyor. Ayrıca 2015 listesinde yer almayıp da 2020 listesinde yer alan bir başka beceri de zihinsel esneklik. İşin kötü tarafı, bütün bu beceriler geleneksel eğitim sisteminde belirgin bir şekilde öne çıkmıyor.

Çocukların Becerilerini Oyunlar Yoluyla Geliştirmeye Odaklanmalıyız

Yeni Zelanda’da yapılan bir araştırma, yedi yaşındayken okumayı öğrenen çocuklarla beş yaşındayken okumayı öğrenen çocukları karşılaştırdı. 11 yaşındalarken her iki çocuk grubu da aynı okuma yeteneğini sergiledi. Ancak yedi yaşındayken okumayı öğrenen çocuklar, daha yüksek bir anlama düzeyi gösterdiler. Bu sonuçla ilgili olarak yapılan açıklama ise çevrelerindeki dünyayı oyun yoluyla keşfetmek için daha fazla zamanları olduğuydu.

6 adet standart Lego parçasını birleştirmenin 915 milyondan fazla yolu vardır.

Sonuç olarak eğer çocukları geleceğe hazırlamak istiyorsak, öğrenim ve eğitim kavramlarını yeniden odaklamamız gerekiyor. Giderek artan bir şekilde birbirine bağlı ve dinamik bir dünya, çocukların hayatları boyunca kendilerini birçok kez değişen işlerde -günümüzde var olmayan ve kendilerinin icat etmeleri gereken işler- bulabilecekleri anlamına geliyor.

Buradaki soru şu: Yukarıda bahsettiğimiz becerilerin yayılma alanını genişletebiliriz ve çocukların yaşamları boyunca öğrenmelerini sağlayacak doğal yetenekleri nasıl canlı tutabiliriz? Aslında bunu başarmak, düşündüğünüzden daha kolay. Çocuklar pozitif ve eğlenceli deneyimlere dahil edilerek bu başarılabilir. Farklı oyun biçimleri, zihinsel becerilere ek olarak çocuklara sosyal, duygusal, fiziksel ve yaratıcı beceriler geliştirme olanağı sağlar.

Kompleks problem çözme, eleştirel düşünme ve yaratıcılık gibi becerilerin, yaşam boyunca oyun yoluyla öğrenilerek inşa edildiğinin farkına varmamız son derece önemli. Başka bir deyişle, yönlendirilmiş öğrenme, okullaştırma ya da üç yaşındaki çocuklara alfabeyi ve sayıları yazılı şekilde öğretmeye karşı önlem aldığımızdan emin olmalıyız. Ayrıca çocuklarımızla neşeli ve anlamlı oyun anları oluşturmaya devam etmenin önemini de iyi bir şekilde kavramalıyız.

En Değerli Gelişmeleri Size İletmek İstiyoruz

Mail listemize abone olun!

Son bir adım kaldı. E-postanızı kontrol edin. (Gmail kullanıcısıysanız "promotoions" kısmına bakabilirsiniz.

Ops! Bir hata aldık, tekrar deneyebilir misiniz?

Ekip Ruhu Geliştirmede Sıra Dışı Yöntemler Uygulayan 5 Ünlü Patron

Takım ruhu veya ekip ruhu dediğimiz kavram, aslında ne göründüğü kadar basit ne de karmaşık kurgular düşündürecek bir tanım. Çünkü ortak çalışma ve iş birliği kültüründen doğan ekip ruhu, çalışanlarınızı görev tanımlarına göre yan yana getirip “Haydi, şimdi şirketimiz için bir şeyler üretin.” demekle kotarılacak bir durum değil. Ekibinizin sadece fiziksel değil, anlayış olarak da ne kadar yan yana çalışabileceğini anlamanız ve bunu geliştirmeniz için onları mesai saatleri dışında da eğlenceli aktivitelerle bir araya getirmelisiniz.

Peki uluslararası bilinirliğe kavuşmuş, dünyanın başarılı şirketleri, aradıkları ekip ruhunu yakalamak için hangi yöntemleri seçiyor? Colonial Life’ın bu konu üzerine hazırladığı infografik, işte bu büyük markaların başındaki isimlerin, çalışanlarını birbirine daha çok kenetlemek için seçtiği sıra dışı etkinlikleri anlatıyor.

Muhtar Kent (Coca-Cola)

Örneğin içeceğin dev markası Coca Cola, bu noktada flash mobbing’in âni, alışılmadık ve farklı insanlar arasında etkileşim yaratan enerjik yapısına güveniyor. Düşünsenize! Belki de ekip ruhu ile dolu bir Coca Cola çalışanı olarak, İstiklal Caddesi’ndeki toplu bir yastık savaşında Muhtar Kent ile karşı karşıya gelirsiniz.

Coca-Cola Yönetim Kurulu Başkanı Muhtar Kent

Marissa Mayer (Yahoo)

İnternetin kıdemli oyuncularından Yahoo ise konuya yemek kamyonu yarışmasıyla giriyor. Yemek kamyonunu kendi zevkine göre dekore eden çalışanlardan hayali yemek şirketleri için bir logo ve isim bulmaları da isteniyor ve takım üyeleri yaptıkları yemeklerle bir adım öne çıkmak arkadaşlarıyla rakip oluyor. Ne o? Yoksa CEO Marissa Mayer’in yaptığı çorbayı beğenmediniz mi?

Yahoo CEO’su Marissa Mayer

Ryan Mack (Facebook)

Facebook Boston Lideri Ryan Mack ise çalışanların birbiriyle sosyal iletişimini güçlendirmek için yeri geliyor çalışanlarının Boston Limanı’nda yelken öğrenmelerini sağlıyor, yeri geliyor havalar ısınınca onları Fenway Park’ta bir yaz partisine davet ediyor. Farklı planları olan çalışanlara gelince, onlar boks antremanlarına gidiyor, o da kafalarına yatmazsa bowling oynamaya ya da kokteyl karışım atölyelerine gidiyor. Bir Facebook Boston çalışanı olarak bir gün Bay Zuckerberg ile yelken turuna çıksanız fena mı olurdu?

Facebook Boston Lideri Ryan Mack

Brent Smart (Saatchi&Saatchi)

Uluslararası yaratıcı ajans Saatchi&Saatchi‘nin CEO’su Brent Smart ise ekip ruhu yakalamada lezzetin birleştirici gücüne inanıyor. Her ay farklı departmanlardan 20 çalışanın katıldığı aile yemeklerinde, o güne dek aynı ajansta olmalarına rağmen tanışmamış ya da yakın iletişim kurmamış kişiler nefis yemekleri tadarken bir yandan da karaoke performaslarına katılarak şarkılara eşlik ediyorlar. Karaoke dedik diye, herhalde Bay Smart’ın Serdar Ortaç şarkısı söyleyeceğini düşünmüyorsunuz değil mi?

Saatchi&Saatchi CEO’su Brent Smart

Mark Josephson (Bit.ly)

O upuzun adresleri onlar olmasa nasıl kısaltacağımızı bir düşünün. Bit.ly çalışanlarının, bizi bu sorundan kurtarırlarkenki motivasyonu, katıldıkları kokteyl buluşmalarından geliyor. Şirketin CEO’su Mark Josephson’ın ev sahipliğini üstlendiği haftalık Cocktails&Dreams etkinliklerinde, bir çalışan barmen ya da barmeyd oluyor ve tüm ekip kokteyllerini onun elinden alıp yudumluyor. İşte gerçek ekip ruhu!

Bitly CEO’su Mark Josephson

İnfografikte, Uber, GlaxoSmithKlein (GSK) ve daha birçok farklı firmanın, ekip üyelerini birbirine yakınlaştıran birçok farklı etkinliği de bulunuyor. Umarız, ülkemizde nadiren görülen bu ilginç ekip deneyimleri bizde de yaygınlaşır ve iş yerlerimizde her gün daha yüksek motivasyonla çalışırız.

En Değerli Gelişmeleri Size İletmek İstiyoruz

Mail listemize abone olun!

Son bir adım kaldı. E-postanızı kontrol edin. (Gmail kullanıcısıysanız "promotoions" kısmına bakabilirsiniz.

Ops! Bir hata aldık, tekrar deneyebilir misiniz?


8 Haftada Dijital Mükemmeliği Yakalayın!
Eğitimi İncelemek İstiyorum
Digital Excellence Program'da Erken Kayıt Fırsatından Yararlanın
close-link