İnsan Kaynakları Yönetiminin ve Projelerin Korkulu Rüyası: İş Analizleri 0

Projelerin korkulu rüyası bir yapının veya mevcut durumun analizinin yapılıp süreç haritalarının çıkarılmasıdır. Yani bir proje yöneticisi için aslında kabus projenin ilk safhasında, proje başlangıç fazında başlar. Eğer projenizin amacı şirket alt yapısını yeniden organize etmek ise tüm departmanlar ile görüşüp, tüm işleyişi anlayıp bunu tüm ayrıntıları ile dokümante etmeniz gerekir. Bu kritik süreçte bir noktanın atlanması, proje uygulama fazının kilitlenmesine yol açacaktır. Neden mi? Çünkü siz aslında iş analizi yaparken projenin amacını tanımlarsınız!

Tanımsal olarak iş analizi, işletmede yapılacak her bir işin niteliği için genel durumu ve özellikleri, işin yapılacağı çevre ve çalışma koşulları hakkında bilgi toplanması, toplanan verilerin sistematik şekilde incelenmesi, değerlendirilmesi ve bunlara ilişkin bilgilerin yazılı hale getirildiği bir süreçtir. Sadece proje yöneticisi değil, İnsan Kaynakları Departmanlarında İş Analizi büyük önem taşır. Ne de olsa bir işin kapsamında yer alan görev ve sorumlulukların ya da sistemli faaliyetlerin, bunları gerçekleştirebilmek için gerekli bilgi ve beceriler ve işin yapıldığı koşulların araştırılması İnsan Kaynakları Departmanının işidir. Uğraştırıcı ve titizlikle yürütülmesi gereken bu süreçler doğru planlanmadığına ne yazık ki bir kabusa dönüşür.

Korkulu rüya deyip duruyoruz ama aslında her şeyin çözümü dolayısıyla kabusu etkin bir sürece dönüştürmenin yolu sıradanlıktan çıkıp çalışmaları etkin hale sokmak. Bunun için de size gerekli olan bilgilerin doğru olarak çıkarılıp, soruların net bir biçimde sorulması ve doğru bir planlama yapılması işin püf noktası.

Analizini yapacağınız süreç ister basit olsun ister karmaşık etkin bir iş analisti olmanız için uygulayabileceğiniz 6 temel adımı gelin birlikte değerlendirelim:

Adım 1 – Oryante olun:

1

Genelde iş analistlerinden projeye hemen girişmeleri ve pozitif etki yaratmaları için katkı sağlamaya hemen başlamaları beklenir. Bazen proje amacı çoktan belirlenmiştir, fakat bazı durumlarda iyileştirmenin hangi konularda yapılacağı, projenin gerçek hedefi veya şirketin neye ihtiyacı olduğu net değildir. Bir iş analistinin görevi işin amacını, ihtiyaçlarını ve hedefleri mümkün olduğu kadar hızlı bir şekilde ortaya koymaktır. Ancak bu demek değildir ki iş analisti hemen detaylara boğulup ihtiyaçları belirlesin. Böyle bir uygulama işi yanlış yapmanıza neden olacaktır.  Ekibinize işe girişmeden önce planlama aşaması için biraz zaman tanıyın. Oryante olmak sadece süreçte sizi hızlandırmaz aynı zamanda etkili ve rahat bir şekilde ilerlemenizi sağlar.

Adım 2 – Öncelikli İş Amacını Tespit Edin:

SCOPE word cloud, business concept

Bir iş analisti ve proje yöneticisi için proje kapsamını tanımlamak en temel basamaktır. Fakat bazen bu faz gereksiz baş ağrılarına yol açabilir. Aman dikkat diyoruz. Başarılı projeye giden yol iş ihtiyaçlarını erken dönemde açıklığa kavuşturmaktan geçmekte. Bu basamakta iş amacının proje ekibi tarafından iyi anlaşıldığına emin olun.

Adım 3 – Proje Kapsamını Tanımlayın:

3

Açık bir şekilde tanımlanmış iş kapsamı, proje ekibinizin iş ihtiyaçlarına yönelik çalışmalar yapmasını sağlar.  Bu basamğın püf noktası; ta ki kilit paydaşlarınız ve teknoloji paydaşlarınızın onayını alıncaya kadar kapsam açıklamasını taslak halinde sunmak.

Adım 4 – İş Analizi Planını Formüle Edin:

closeup view of a paper document with gantt chart, a pen, and businessman icons (3d render)

 

 

İş analizi planınız size iş analizinde kullanacağınız süreçlerde daha sağlıklı yol almanızı sağlarken, ihtiyaçların daha ayrıntılı bir şekilde belirlenmesini sağlar. Bu basamakta, proje sonucunda elde etmeniz gereken çıktıları, proje metodolojisini iyi planlamanız ve dokümante etmenizi öneriyoruz.

Adım 5 – Teknik Uygulamaları Destekleyin:

5

Yürüttüğünüz projenin kapsamına göre kullandığınız dokümanları, programları düzenleyin. Gerekirse teknik ekibinizden yardım alın. Ekibinizde analizini yaptığınız işi bilen bir teknik personelin olmasında yarar var. Dışarıdan da destek almak mümkün.

Adım 6 – Proje Sonucunda Sunduğunuz Çözümleri/İyileştirmeleri Uygulayabilmeleri İçin Şirkete Yardımcı Olun:

6

Teknik ekibiniz harika çözümler/iyileştirme önerileri yaratmış olabilir. Fakat eğer işi yapanlar bu çözümleri işlerinde kullanamıyorsa şirket için hiçbir şey ifade etmez. Çeşitli eğitimler ve uygulamalarla yarattığınız sistemi şirket çalışanları tarafından kullanılabilir hale getirin.

Unda Kurumsal Çözümler - Kurucu Ortak / Yönetim Danışmanı & Eğitmen

Bir Cevap Yazın

Google Arama Motorunun Otomatik Tamamlama Özelliğiyle CV Hazırlamak 0

İş başvurusunun en önemli unsuru, hiç şüphesiz özgeçmiştir. İyi bir özgeçmiş hazırlamak da genel anlamda zor bir iştir. TechnicallyRon isimli Twitter hesabının sahibi olan Aaron Gillies ise bu işi çok daha kısa bir sürede ve kolay bir şekilde halletmenin yolunu buldu.

Aaron’un bulduğu bu kolay yol ise Google’ın arama motorunda yer alan “otomatik tamamlama” özelliğini kullanmaktı. Aaron, “CV’mi güncellemem gerekliydi, bu yüzden hepsini Google otomatik tamamlama aracılığıyla yaptım ve yakında her işe sahip olacağım.” dediği bir tweet ile birlikte hazırladığı özgeçmişin fotoğrafını paylaştı.

Bu özgeçmişin Türkçe’si şu şekildeydi:

CV

Adım Khan.

Yalnız yaşıyorum.

Telefonum açılmıyor.

E-postam bağlantılarıma spam gönderiyor.

Kişisel Bilgi

Doğum Tarihi:   Seni sevmek için doğdum.

Medeni Hal:      İngiltere ile evliyim.

Uyruk:              Ülkem dünyadır.

Diller:               Dilim uyanışımdır.

Cinsiyet:          Bir kurt olarak tanımlarım.

Profil:

Hiçbir şeyde iyiyim, ama seni taşıyabilirim.

Temel Yetenek

Çocukların bizim geleceğimiz olduğuna inanıyorum.

Profesyonel Deneyim

Bir kez, bir fil gördüm, ama ben seçilmiş kişiyim.

Profesyonel Nitelikler

Bir goril savaşında eğitildim ve bunu matematiksel olarak kanıtlayabilirim.

Lütfen, beni işe alın. Paraya ihtiyacım var. Böylece iPhone’umda uygulamalar satın alabilirim.

Hizmetiniz için teşekkürler.

Aaron Gillies’ın bu sıra dışı özgeçmiş hazırlama yöntemi, iş arayanlar tarafından büyük ilgi gördü. Gillies’ın bu tweet’i kısa sürede binlerce retweet ve beğeni aldı. Hatta öyle ki, insanlar kendileri için Google’ın otomatik tamamlama özelliğini kullanarak özgeçmiş oluşturmaya ve bunları Gillies ile paylaşmaya başladılar.

Bu tweet’in Twitter’da yarattığı etkiye bakılırsa, TechnicallyRon isimli hesabından sürekli olarak bu tarz esprili paylaşımlar yapan Aaron Gillies, bu sefer çok iyi bir noktaya, çok doğru bir şekilde parmak basmışa benziyor. Zira, günümüzün şartlarında iyi bir iş sahibi olmak birçok insanın en büyük kaygısı.

Unilever, İş Görüşmelerinde Yapay Zeka Kullanıyor 0

İşe alım, hem iş veren hem de potansiyel çalışanlar için oldukça sıkıntılı bir süreçtir. İş veren kendisi için en doğru kişiyi seçmeye çalışırken işe başvuran kişiler ise işi alabilmek için başvurdukları şirketin büyüklüğüne ve pozisyona bağlı olarak binbir türlü aşamayı geçmek zorunda kalırlar. Tabii, tüm bu süreç sonunda hem şirket hem de çalışan açısından sonucun hüsran olması da muhtemeldir. İşte Hollandalı-İngiliz tüketim maddeleri üreticisi Unilever de işe alım sürecini daha doğru yönetebilmek ve sonucunda doğru kişiyi işe alabilmek için yeni teknolojileri kullanmaya başladı.

Business Insider’ın haberine göre, geçtiğimiz aylarda Kraft Heinz’ın satın almak için teklif yaptığı Unilever, işe alım sürecinin ilk aşamalarını tamamen dijital hale getirmek için dijital insan kaynakları servis sağlayıcıları Pymetrics ve HireVue ortaklık yaptı ve geçtiğimiz yıl giriş seviyesi çalışanları işe almak gerçekleştirdiği mülakatlarda yapay zeka kullandı. Şirketin yaptığı açıklamaya göre, bu sayede şirketteki çeşitlilik ve maliyet verimliliği önemli ölçüde arttı.

Unilever’ın yapay zekalı işe alım süreci şöyle işliyor: Adaylar, Facebook ve LinkedIn gibi platformlar aracılığıyla iş hakkında bilgi edindikten sonra LinkedIn profillerini Unilever’a gönderiyorlar. Daha sonra Pymetrics platformunda, yaklaşık 20 dakika boyunca 12 adet nöro bilim temelli oyun oynuyorlar. Eğer işe başvuran adayların sonuçları, belirli bir pozisyonun gereken profiliyle eşleşirse aday, HireVue’nin yapay zekası aracılığıyla önceden hazırlanmış sorulara yanıt verdikleri bir mülakata alınıyorlar. Yapay zeka; anahtar kelimeler, tonlama ve vücut dili gibi şeyleri analiz ediyor ve işe alım müdürü için notlar alıyor. Bütün bu işlemler bir akıllı telefon ya da tablet üzerinden gerçekleştirilebiliyor.

Eğer adaylar, bu ilk iki adımı geçebilirlerse “hayatta bir gün” senaryosunu yaşamak için Unilever ofisine davet ediliyorlar. Günün sonunda müdür, adayların iş için gerçekten uygun olup olmadığına karar veriyor.

Unilever’daki bu yenilikçi işe alım süreci Unilever Kuzey Amerika’da başladı ve toplamda 68 ülkede, 15 farklı dilde yürütüldü. Şirketin bu sıra dışı işe alım sürecine dahil olan adayların toplam sayısı ise 250.000. Unilever, Kuzey Amerika’da Temmuz 2016 ve Haziran 2017 tarihleri arasında bu işe alım yöntemiyle elde ettiği sonuçları da paylaştı:

  • Bu uygulamaya başlanıldıktan sonra, ilk 90 gün içinde iş başvuruları bir önceki yılın aynı dönemine göre iki katına çıktı.
  • Herhangi bir adayın işe alınma süresi dört aydan dört haftaya düştü. Bu durum adayların zamanından toplamda 50.000 saatin boşa gitmesini önledi ve işe alımdan sorumlu personelin başvuruları incelemek için harcadığı zaman %75 azaldı.
  • Son tura çıkan adaylara verilen teklif oranı %63’den %80’e yükseldi ve bu tekliflerin kabul edilme oranı %64’ten %82’ye yükseldi.
  • 12 Pymetrics oyununun tamamlanma oranı %98’di. Bu sürece dahil olan 25.000 aday baz alındığında, bütün sürecin ortalama skoru, 5 üzerinden 4,1’di.

Yapay zeka, her geçen gün daha fazla alanda kullanılmaya başlarken birçok kişi, yapay zekanın birçok alanda insanların işlerini ellerinden alacağına dair endişelerini dile getiriyor. Oxford ve Yale üniversitelerinde görev yapan araştırmacılar da robotların tam olarak ne zaman insanoğlundan işleri devralabileceğini tahmin eden bir rapor yayımladı. Bununla ilgili haberimize buradan ulaşabilirsiniz.

GELİŞMELERİ
KAÇIRMAYIN!
Haftalık bültenimize
ücretsiz kaydolun!
BİZE KATIL
close-link
Marketing Meetup
 

ERKEN
KAYIT FIRSATI


Zekânın iş dünyasına neler getireceğini konuşuyoruz
Orada Olmalıyım

Sektörü buluşturan etkinlikte siz de yerinizi ayırtın!
close-link
GELİŞMELERİ KAÇIRMAYIN
Haftalık bültenimize ücretsiz kaydolun, sizi gelişmelerden haberdar edelim.
BİZE KATIL
close-link
Marketing Meetup Intelligence

Zekânın iş dünyasına neler getireceğini konuşuyoruz
Erken Kayıt Fırsatı
close-link
İçerikle Pazarlama Workshop

Yemekcom Ürün Müdürü Batuhan Apaydın ile, içeriğin kral olduğu yeni dünyayı keşfetmeye hazır mısınız?
Hemen Kaydol
close-link
DIGITAL EXCELLENCE PROGRAM 

Dijital Mükemmelliği Yakalayın!

KAYDOL
close-link